Документальное оформление и порядок отражения форменной одежды в бухгалтерском и налоговом учете

Многие туристские организации вводят для своих работников (например, для гидов) форменную одежду, свидетельствующую о принадлежности к данной турфирме.

В настоящей статье рассмотрим понятие и порядок выдачи форменной одежды, а также документальное оформление и порядок отражения форменной одежды в бухгалтерском и налоговом учете туристской фирмы.

Форменная одежда (обмундирование, униформа) – это комплект одежды, предназначенный для ряда служащих. Ношение такой одежды предписано законодательством Российской Федерации, нормативными актами или ведомственными распорядительными документами. Как правило, форма имеет знаки отличия, нашивки, которые отражают отношение работника к той или иной отрасли и его статус, и выдается работнику бесплатно или на льготных условиях.

Понятие “форменная одежда” несколько отличается от понятия “специальная одежда”. Форменная одежда не используется работником для защиты от вредного воздействия, она скорее предназначена для создания благоприятного имиджа организации.

Форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Как отметили специалисты Минфина России в письме от 1 ноября 2005 г. N 03-03-04/2/99, товарный знак (логотип, символика) наносится непосредственно на одежду, а не на значок, галстук, косынку или жилет.

Для туристских фирм действующим законодательством не предусмотрено обязательное ношение форменной одежды, поэтому вопрос о ее необходимости каждая турфирма решает самостоятельно.

Нормы и порядок выдачи форменной одежды турфирма устанавливает внутренними документами, в частности, в них определяется, будет ли она выдаваться работнику во временное (на определенный срок) или постоянное (личное) пользование, за плату или бесплатно и тому подобное.

Несколько слов адвокатов Москвы о расходах на приобретение или изготовление туристской организацией форменной одежды и обуви, которые свидетельствуют о принадлежности работников к данной организации.

Форменная одежда и обувь должна в обязательном порядке свидетельствовать о принадлежности работников к данной организации, о чем должно быть указано в документах, связанных с ее изготовлением.

В соответствии со ст. 3 Федерального закона от 13 марта 2006 г. N 38-ФЗ “О рекламе” рекламой является информация, распространенная любым способом, в любой форме и с использованием любых средств, адресованная неопределенному кругу лиц и направленная на привлечение внимания к объекту рекламирования, формирование или поддержание интереса к нему и его продвижение на рынке.

Здесь возникает вопрос: являются ли затраты на приобретение (изготовление) форменной одежды для сотрудников рекламой, если на ней изображен зарегистрированный товарный знак (логотип)?

Специалисты Минфина России убеждены, что нет, поскольку одежда не может распространять информацию о видах деятельности организации, ее целях и задачах (письмо Минфина России от 24 августа 2005 г. N 03-03-04/2/51).

С ними согласны и чиновники Федеральной антимонопольной службы России. В письме ФАС России от 30 октября 2006 г. по делу N АК/18658 они отметили, что нанесение логотипов или товарных знаков на форменную одежду, которая используется сотрудниками для собственных нужд организации, не является рекламой.

Форменная одежда может выдаваться работникам в личное постоянное пользование или только для использования на работе без личного постоянного пользования. В зависимости от этого у туристской организации возникают различные налоговые последствия. Рассмотрим их подробнее.

Форменная одежда выдается работнику в постоянное личное пользование.

Передача форменной одежды в собственность работникам признается реализацией согласно п. 1 ст. 39 Налогового кодекса Российской Федерации (далее – НК РФ). А операция по передаче (причем как на возмездной, так и на безвозмездной основе) права собственности на форменную одежду является объектом налогообложения по налогу на добавленную стоимость на основании пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ.

Расходы на приобретение форменной одежды турфирма может учесть при исчислении налога на прибыль.

Если форменная одежда и обувь остаются в личном постоянном пользовании работников, то затраты на приобретение или изготовление организацией одежды признаются расходами на оплату труда согласно п. 5 ст. 255 НК РФ. При этом не имеет значения, выдана форменная одежда работникам бесплатно или продана по пониженным ценам. В последнем случае в расходах будет учитываться не полная стоимость форменной одежды, а лишь та ее часть, которую работники не компенсировали.

В письме Минфина России от 9 октября 2006 г. N 03-03-04/1/686 отмечено, если форменная одежда в собственность работника не передается, ее стоимость не учитывается в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, даже если обязанность работодателя по оплате расходов на приобретение такой одежды зафиксирована в трудовом или коллективном договоре. Аналогичное мнение высказано в письмах Минфина России от 10 марта 2006 г. N 03-03-04/1/203, от 9 октября 2006 г. N 03-03-04/4/156.

Если работодатель выдает по собственной инициативе форменную одежду без аттестации рабочих мест, то расходы, связанные с приобретением форменной одежды, можно учесть в составе расходов по оплате труда. В данном случае расходы будут учтены как другие виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренных трудовым договором и (или) коллективным договором на основании п. 25 ст. 255 НК РФ. При этом выдачу форменной одежды необходимо закрепить в трудовом и (или) коллективном договоре.

Так как расходы турфирмы на приобретение форменной одежды учитываются при расчете налогооблагаемой базы по налогу на прибыль, то такие расходы облагаются единым социальным налогом.

На стоимость бесплатно выдаваемой форменной одежды надо начислить ЕСН согласно п. 1 ст. 236 НК РФ и абз. 2 п. 1 ст. 237 НК РФ.

Обратите внимание: форменную одежду, выдаваемую работникам бесплатно, оценивают по рыночной стоимости, в которую включают соответствующую сумму НДС в соответствии с п. 4 ст. 237 НК РФ.

Под рыночной ценой можно понимать цену приобретения, если одежда приобреталась у сторонней организации, или розничную цену на аналогичную одежду, если последняя изготавливалась самой организацией.

Кроме того, на стоимость бесплатно выдаваемой форменной одежды следует начислить страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации. Ведь согласно п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ “Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации” объект обложения страховыми взносами совпадает с объектом налогообложения по ЕСН (письмо Минфина России от 29 октября 2004 г. N 03-03-02-04/1/41).

Если турфирма выдает работнику форменную одежду в постоянное пользование, то в обязательном порядке начисляется и удерживается налог на доходы физических лиц. Такое требование установлено ст. 210 НК РФ, согласно которой при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме.

Налоговая база в этом случае определяется как стоимость выданной форменной одежды, рассчитанная исходя из рыночных цен согласно ст. 40 НК РФ. В стоимость форменной одежды включается соответствующая сумма НДС на основании п. 1 ст. 211 НК РФ (письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. N 03-04-06-02/19).

Форменная одежда предназначена только для использования на работе.

Безвозмездная передача в постоянное пользование форменной одежды работникам признается объектом обложения НДС согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ. Налоговая база по НДС в данном случае определяется исходя из рыночной стоимости форменной одежды без включения в нее суммы налога в соответствии с п. 1 ст. 154 НК РФ.

Если форменная одежда выдается во временное пользование, организован ее соответствующий учет и расходы на нее документально подтверждены, то турфирма может учесть расходы на ее приобретение при исчислении налога на прибыль.

Затраты на ее приобретение (изготовление) можно учесть в составе материальных расходов как иное неамортизируемое имущество (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ) или в качестве других расходов, связанных с производством и (или) реализацией (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обеспечивая работников форменной одеждой по своей инициативе, туристская организация должна особое внимание обратить на документальное оформление для того, чтобы иметь возможность учитывать стоимость форменной одежды в составе расходов для целей гл. 25 “Налога на прибыль организаций” НК РФ.

Согласно п. 1 ст. 252 НК РФ расходы на форменную одежду, приобретаемую для обеспечения сотрудников организации по инициативе работодателя, должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Только в этом случае они могут быть признаны для целей налогообложения прибыли.

В письмах Минфина России от 9 октября 2006 г. N 03-03-04/1/686 и 03-03-04/4/156, от 7 июня 2006 г. N 03-03-04/1/502 сказано, что форменная одежда передается работнику не в собственность, а во временное пользование, и признать ее стоимость в налоговых расходах нельзя.

Хотя судебная практика по этому поводу придерживается иного мнения, защищая интересы налогоплательщиков. Об этом свидетельствуют, например, Постановления ФАС Московского округа от 19 января 2007 г., 26 января 2007 г. N КА-А40/13501-06 и от 5 апреля 2006 г. N КА-А40/942-06, ФАС Поволжского округа от 26 июля 2006 г. по делу N А55-31040/05-3 и ФАС Уральского округа от 7 июня 2006 г. N Ф09-4680/06-С7.

Если форменная одежда предназначена только для использования на работе, то нельзя считать, что работник получил от организации какой-либо доход, поэтому стоимость такой формы не будет облагаться НДФЛ. Ведь в этом случае форменная одежда продолжает числиться в учете организации, следовательно, у физического лица не возникает объекта налогообложения по НДФЛ (письмо Минфина России от 9 февраля 2007 г. N 03-04-06-02/19).

Бухгалтерский учет.

По общему правилу форменную одежду со сроком полезного использования не более года и стоимостью не более 20 000 руб. учитывают в составе материально-производственных запасов.

К материальным запасам относятся предметы, используемые в деятельности турфирмы в течение периода, превышающего 12 месяцев, но не относящиеся к основным средствам в соответствии с Общероссийским классификатором основных фондов, утвержденным Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. N 359 (далее – ОКОФ). Согласно п. “ж” абз. 16 введения ОКОФ форменная одежда независимо от стоимости и срока службы отнесена к материальным запасам.

Порядок бухгалтерского учета форменной одежды установлен Положением по бухгалтерскому учету “Учет материально-производственных запасов” ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н “Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Учет материально-производственных запасов” ПБУ 5/01″ (далее – ПБУ 5/01).

Согласно п. 5 ПБУ 5/01 форменная одежда принимается к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Фактической себестоимостью купленной форменной одежды признается сумма затрат организации на приобретение, за исключением НДС.

Обратите внимание!

В соответствии с п. 6 ПБУ 5/01 не включаются в фактические затраты на приобретение форменной одежды общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с покупкой такой одежды.

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н “Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению”, форменная одежда должна учитываться на счете 10 “Материалы”, к которому целесообразно открыть субсчета “Форменная одежда на складе” и “Форменная одежда в подразделениях”.

При поступлении форменной одежды туристская компания должна сделать следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда на складе”, Кредит счетов 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” – отражено поступление форменной одежды на склад организации.

Дебет счета 19 “НДС по приобретенным ценностям” Кредит счетов 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками”, 76 “Расчеты с разными дебиторами и кредиторами” – отражен “входной” НДС по поступившей форменной одежде.

Форменная одежда выдается на основании локальных нормативных актов турфирмы. Оценивать отпущенную в эксплуатацию форменную одежду можно одним из трех способов, определенных в п. 16 ПБУ 5/01:

  • по себестоимости каждой единицы;
  • средней себестоимости;
  • себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО).

Способ оценки должен быть отражен в учетной политике турфирмы.

Обратите внимание!

Согласно Приказу Минфина России от 26 марта 2007 г. N 26н “О внесении изменений в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету” с 1 января 2008 г. метод ЛИФО исключен из правил бухгалтерского учета МПЗ, а в налоговом учете он пока остается. Поэтому тем, кто продолжает в налоговом учете использовать этот метод, придется применять Положение по бухгалтерскому учету “Учет расчетов по налогу на прибыль организаций” ПБУ 18/02, утвержденное Приказом Минфина России от 19 ноября 2002 г. N 114н “Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету “Учет расчетов по налогу на прибыль организаций” ПБУ 18/02″.

При передаче формы во временное пользование ее стоимость переносится на затраты организации в момент выдачи работникам. В бухгалтерском учете передачу форменной одежды в эксплуатацию турфирмы отражают следующими бухгалтерскими записями:

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда в эксплуатации”, Кредит счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда на складе”, – отражена выдача форменной одежды в эксплуатацию со склада.

Дебет счетов 20 “Основное производство”, 26 “Общехозяйственные расходы”, 44 “Расходы на продажу” Кредит счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда в эксплуатации”, – списана на затраты стоимость выданной форменной одежды.

Пример.

Турфирма ООО “Натали-Тур” приобрела форменную одежду для своих работников на общую сумму 35 000 руб. (в том числе НДС 18% – 5339 руб.). Выдача одежды зафиксирована и в трудовых, и в коллективном договорах. Форменная одежда полагается работникам на время выполнения трудовых обязанностей.

В бухгалтерском учете турфирмы учет и выдача форменной одежды отражаются следующими записями:

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда на складе”, Кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” – 29 662 руб. – отражено поступление форменной одежды от поставщика.

Дебет счета 19 “НДС по приобретенным ценностям” Кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” – 538 руб. – отражена сумма “входного” НДС по приобретенной форменной одежде.

Дебет счета 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсчет “Расчеты по НДС”, Кредит счета 19 “НДС по приобретенным ценностям” – 5338 руб. – принят к вычету НДС.

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда в эксплуатации”, Кредит счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда на складе”, – 29 662 руб. – передана в эксплуатацию форменная одежда.

Дебет счета 44 “Расходы на продажу” Кредит счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда в эксплуатации”, – 29 662 руб. – списана на затраты стоимость выданной форменной одежды.

Для дальнейшего контроля за перемещением форменной одежды в процессе ее эксплуатации туристской компании можно использовать, например, забалансовый счет 012 “Форменная одежда в эксплуатации”. При этом целесообразно организовать учет форменной одежды отдельно по каждому материально ответственному лицу.

По окончании срока службы форменной одежды или в связи с полным ее износом составляется соответствующий акт и стоимость такой одежды списывается с забалансового учета.

Если туристская организация оставляет за собой право собственности на форменную одежду, то она должна быть возвращена работником в следующих случаях:

  • по окончании срока ношения форменной одежды;
  • по окончании выполнения работником трудовых обязанностей;
  • при увольнении работника;
  • при переводе работника на другую работу;
  • и другие.

В бухгалтерском учете возврат форменной одежды нужно оценить исходя из стоимости ее возможного использования. Возврат бывших в употреблении предметов форменной одежды отражают бухгалтерской записью:

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Прочие материалы”, Кредит счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет “Прочие доходы”, – списана стоимость форменной одежды, бывшей в употреблении, в состав прочих доходов организации.

По окончании срока ношения форменной одежды необходимо ее списание. Инвентаризационная комиссия должна выявить причины выхода форменной одежды из строя, виновных лиц, определить возможность использования списываемого имущества и составить акт на списание. Форму такого акта турфирма разрабатывает самостоятельно.

При списании форменной одежды по причине окончания срока службы или полного ее износа в бухгалтерском учете турфирмы делают следующую бухгалтерскую запись:

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Ветошь”, Кредит счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет “Прочие доходы”, – принята к учету ветошь на основании акта на списание и накладной на внутреннее перемещение материальных ценностей.

Как было сказано ранее, условиями трудовых (или коллективного) договоров может быть предусмотрена бесплатная (или частично оплачиваемая) передача форменной одежды в собственность работникам по рыночной стоимости.

Рассмотрим на примере, какие бухгалтерские записи должен сделать бухгалтер турфирмы, если форменная одежда передается работникам бесплатно.

Пример.

Турфирма ООО “Натали-Тур” приобрела форменную одежду для своих работников на общую сумму 80 000 руб. (в том числе НДС 18% – 12 203 руб.). Выдача форменной одежды зафиксирована и в трудовых, и в коллективном договорах. Форменная одежда полагается работникам на время выполнения трудовых обязанностей. Форменная одежда передается персоналу бесплатно в постоянное пользование (с переходом права собственности).

Необходимо:

1) отразить в бухгалтерском учете выдачу форменной одежды;

2) рассчитать со стоимости выданной форменной одежды:

  • НДФЛ при условии, что налоговых вычетов работникам не полагается;
  • ЕСН;
  • сумму взносов на обязательное пенсионное страхование (если все сотрудники, которым выдана форменная одежда, 1966 г. рождения или старше);

3) отразить начисление налогов и взносов в бухгалтерском учете.

В бухгалтерском учете турфирмы необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:

Дебет счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда на складе”, Кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” – 67 797 руб. – отражено поступление форменной одежды от поставщика.

Дебет счета 19 “НДС по приобретенным ценностям” Кредит счета 60 “Расчеты с поставщиками и подрядчиками” – 12 203 руб. – отражена сумма “входного” НДС по приобретенной форменной одежде.

Дебет счета 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсчет “Расчеты по НДС”, Кредит счета 19 “НДС по приобретенным ценностям” – 12 203 руб. – принят к вычету НДС.

Дебет счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” Кредит счета 10 “Материалы”, субсчет “Форменная одежда на складе”, – 67 797 руб. – передана форменная одежда работникам.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 73 “Расчеты с персоналом по прочим операциям” – 67 797 руб. – отражена в расходах организации стоимость форменной одежды.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсчет “Расчеты по НДС”, – 12 203 руб. – начислена сумма НДС по выданной бесплатно работникам форменной одежде.

Дебет 70 “Расчеты с персоналом по оплате труда” Кредит счета 68 “Расчеты по налогам и сборам”, субсчет “Расчеты по НДФЛ”, – 10 400 руб. (80 000 руб. x 13%) – удержан НДФЛ со стоимости бесплатно выданной форменной одежды.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”, субсчет “Расчеты по ЕСН в ФБ”, – 16 000 руб. (80 000 руб. x 20%) – начислен ЕСН в ФБ со стоимости бесплатно выданной форменной одежды.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”, субсчет “Расчеты по ЕСН в ФСС”, – 2320 руб. (80 000 руб. x 2,9%) – начислен ЕСН в ФСС со стоимости бесплатно выданной форменной одежды.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”, субсчет “Расчеты по ЕСН в ФФОМС”, – 880 руб. (80 000 руб. x 1,1%) – начислен ЕСН в ФФОМС со стоимости бесплатно выданной форменной одежды.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”, субсчет “Расчеты по ЕСН в ТФОМС”, – 1600 руб. (80 000 руб. x 2%) – начислен ЕСН в ТФОМС со стоимости бесплатно выданной форменной одежды.

Дебет счета 91 “Прочие доходы и расходы”, субсчет 2 “Прочие расходы”, Кредит счета 69 “Расчеты по социальному страхованию и обеспечению”, субсчет “Расчеты с ПФР по страховой части пенсионных взносов”, – 11 200 руб. (80 000 руб. x 14%) – начислены взносы на страховую часть трудовой пенсии со стоимости бесплатно выданной форменной одежды.

Документальное оформление.

Для принятия к учету форменной одежды турфирмы используют приходный ордер (форма N М-4).

Для отпуска форменной одежды в эксплуатацию можно завести специальную ведомость учета выдачи форменной одежды или использовать следующие унифицированные формы:

  • “Требование-накладная” (форма N М-11) – для оформления отпуска предметов форменной одежды со склада в подразделения;
  • список (произвольной формы) на получение предметов форменной одежды – для оформления операций по непосредственной выдаче сотрудникам организации предметов форменной одежды в подразделениях. Список составляется в двух экземплярах (или ином количестве, устанавливаемом организацией), из которых один передается на склад в качестве приложения к требованию-накладной, а второй остается в подразделении для непосредственной выдачи предметов форменной одежды;
  • личные карточки учета предметов форменной одежды заполняются на каждого сотрудника организации, получившего предметы форменной одежды. В карточке регистрируется получение и списание предметов форменной одежды.

Унифицированные формы N М-4 и М-11 утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве”.

В.В. Авдеев

2 ответы

Комментарии закрыты.